TimeControl chez Exfo

La gestion de projets chez EXFO facilitée par l'utilisation de TimeControl

EXFO : 25 ans d'innovations

Depuis 1985, EXFO maintient son engagement d'innovation, ce qui contribue à accentuer son leadership dans son secteur d'activité. Ainsi, l'entreprise, dont la mission est de développer des solutions de tests conçues pour les nouvelles technologies -- que sont entre autres la fibre jusqu'à l'abonné (FTTx) et les réseaux IP de pointe -- continue à anticiper les besoins des clients.

Cette entreprise québécoise est maintenant l'un des plus importants fournisseurs au niveau mondial de solutions de tests et d'assurance de services pour les opérateurs de réseaux et les fabricants d'équipement de l'industrie des télécommunications. Ses services vont de la conception d'outils, à l'aide au déploiement, en plus de l'assurance de services sur les réseaux optiques et sans fil.

Par des acquisitions d'entreprises un peu partout à travers le monde, EXFO est maintenant présente en Amérique du Nord et en Europe, de même qu'en Asie, où elle a créé un bureau de recherche et développement (en Inde). Aujourd'hui, EXFO compte sur ses 1 600 employés répartis dans 25 pays pour desservir plus de 2 000 clients.

EXFO a fait son entrée sur le marché du NASDAQ et de la bourse de Toronto en juin 2000. Même lors du ralentissement des télécoms en 2001, elle a continué à investir dans la recherche et le développement afin de se maintenir à l'avant-garde des nouvelles technologies, peu importe la vitesse à laquelle elles évoluent.

La gestion de projets au coeur des activités

EXFO menant plus de 50 projets complexes à la fois, la gestion peut devenir un casse-tête. Le besoin d'uniformiser les outils de gestion de temps pour chaque site à travers le monde est donc prioritaire. De Montréal à Boston, en passant par l'Inde, les employés assignés aux différentes phases de projet doivent pouvoir se concentrer sur leurs responsabilités dans l'avancement du travail et ne pas perdre trop de temps à des tâches de gestion.

Dès 1999, EXFO choisit le logiciel feuilles de temps TimeControl de HMS Software pour sa compatibilité avec son logiciel de gestion de projets. Au fur et à mesure des acquisitions, EXFO implante ce système unique au cœur des procédés uniformisés de gestion afin de faciliter la tâche, tant des employés que des gestionnaires, sans oublier le service de comptabilité.

En effet, selon Monsieur André Richard, directeur, Bureau de la gestion de projets (PMO) chez EXFO, le système feuilles de temps TimeControl répond aux besoins tant de la gestion de projets que de la gestion des ressources humaines. Tout le temps des employés est consigné dans un seul outil, le temps de travail assigné à une phase de projet autant que les congés ou vacances, permettant ainsi plusieurs applications.

"Les informations que nous y compilons sous facilement récupérables sous les formes désirées : synthèse ou partie, rapport par projet ou par dates, graphiques ou données précises… Sur la base de notre expérience, je peux donc affirmer que TimeControl est un système fiable"

Andre Richard

Pour la gestion de projets de EXFO, son apport est considérable. Considérant que les services de EXFO sont partagés entre deux grands secteurs -- le développement de produits et les projets de support -- le lien entre le logiciel de gestion de projet et celui de suivi du temps est essentiel. Pour M. Richard, le fait que TimeControl s'intègre aux autres outils est un atout primordial. Les tâches créées dans l'outil de gestion (Microsoft Project) y sont transférables sans problème. Les deux systèmes peuvent ainsi fonctionner en boucle.

Le contrôle du temps chez EXFO, au-delà des tâches administratives telles que la paie et la planification des congés et vacances, est un incontournable. En effet, le suivi des heures investies dans un projet permet d'en assurer le contrôle financier. Ainsi, selon l'expérience de M. Richard, le rapport des heures consignées sur une phase d'un projet, en comparaison avec les prévisions, permet de rectifier les efforts consentis au fur et à mesure.

EXFO, qui utilise TimeControl depuis 1999, peut entre autres effectuer des retours dans le passé. Les statistiques qui y sont compilées - le nombre, l'emplacement et le rôle des employés affectés à un projet, les coûts en temps selon les salaires - constituent des bases de données essentielles au travail des gestionnaires. " Ça contribue assurément à notre mémoire corporative ", spécifie M. Richard, " puisque ça nous permet de retracer qui a fait quoi sur tel projet. "

Les crédits d'impôts pour la recherche et le développement

EXFO est continuellement en recherche de nouvelles solutions en matière d'outils et de produits fiables pour les tests nécessaires sur les réseaux de télécommunications. Elle y consacre de nombreuses heures admissibles à des crédits d'impôts au Québec et au Canada.

"La compilation de temps pour les crédits d'impôts pour la R et D est assurée par TimeControl, " explique M. Richard. Pour ce faire, il a tout simplement fallu créer des codes sur les projets afin d'assigner les heures au bon programme. Cette paramétrisation est effectuée dès le départ par les gestionnaires et ne nécessitent que très peu de temps. De plus, cette opération facilite grandement le travail du service des finances lors du transfert mensuel de ses données au livre comptable.

TimeControl: que des avantages pour EXFO

Tel que l'entreprise le spécifie : " Chez EXFO, l'enrichissement du rendement, l'économie de temps et d'argent ainsi que la convivialité sont un mode de vie. " C'est la raison pour laquelle elle utilise des outils performants, tels que TimeControl dans toutes ses composantes.

La personnalisation de ce logiciel selon les besoins de l'entreprise et suivant son évolution, sa convivialité pour les utilisateurs, son accessibilité en tout lieu depuis la version Web et son multilinguisme sont quelques-uns des avantages reconnus par M. Richard.

Les mises à jour du fabricant Logiciel HMS Software et celles pour les liens avec d'autres logiciels sont faciles à réaliser en peu de temps et mobilisent peu d'employés. Chez EXFO, trois personnes y voient régulièrement: une à la gestion de projets et deux à la comptabilité.

Sa fiabilité est aussi un point important pour cette entreprise cotée en bourse, qui doit émettre annuellement des rapports vérifiés à ses actionnaires. Pour la gestion du temps, EXFO a l'esprit tranquille avec TimeControl. Elle n'a qu'à s'assurer de l'intégrité des données par un processus de normalisation et de vérification une fois par année.