Capacités d'intégration de TimeControl

Since its inception in 1994 and based on design work for ten years leading up to its first release, TimeControl has been an enterprise system and, like all enterprise systems, it rarely exists alone. Since its very first version, one of TimeControl’s most important features is its ability to integrate with other tools. In the earliest days of the product this meant being able to import and export on demand but the extent of TimeControl’s integration functionality has extended much further over the years.

Depuis sa création en 1994, fruit de dix ans de conception, TimeControl est un système d'entreprise qui, comme tout système de ce type, est rarement utilisé de manière isolée. Dès sa première version, l'une de ses principales caractéristiques est son intégration avec d'autres outils. À ses débuts, cela se limitait à l'importation et à l'exportation à la demande, mais les fonctionnalités d'intégration de TimeControl se sont considérablement étendues au fil des ans.

Importations et exportations

L'un des moyens les plus simples et les plus courants de transférer des données entre TimeControl et d'autres systèmes d'entreprise est d'utiliser les liens d'importation et d'exportation de TimeControl. Cette fonctionnalité a été améliorée à de nombreuses reprises au fil des ans et fonctionne aussi bien dans TimeControl Online que dans TimeControl installé sur site.

TimeControl peut importer un fichier à la demande, à tout moment (par exemple, les données mises à jour des nouveaux employés). Ce fichier peut être en format Excel ou CSV, et vous pouvez utiliser un modèle prédéfini pour importer les données depuis votre ordinateur ou tout autre appareil accessible.

Les importations et les exportations TimeControl peuvent être automatisées et se faire en arrière-plan selon une planification prédéfinie. Vous pouvez utiliser des protocoles de transfert FTP sécurisés et chiffrés pour localiser un fichier à importer ou pour l'exporter, puis envoyer automatiquement un courriel confirmant la réussite du transfert ou signalant toute intervention nécessaire. C'est une excellente façon de mettre à jour TimeControl à partir des dossiers RH. Le système RH peut créer un fichier d'intégration pour TimeControl à un endroit précis ; TimeControl peut ensuite le rechercher et l'utiliser pendant la nuit. Un journal d'importation est créé pour que l'administrateur puisse vérifier la réussite de l'opération. On parle souvent d'import/export comme d'une interface plutôt que d'une intégration, mais c'est une question de sémantique. Les données sont intégrées entre différents systèmes de manière contrôlée et supervisée.

Suivi en lots

Un aspect essentiel des exportations TimeControl, notamment pour les systèmes financiers, est la possibilité de déterminer si un enregistrement a déjà été exporté. Dans TimeControl, cette fonctionnalité est assurée par l'activation du « Suivi des lots » dans la définition d'exportation des feuilles de temps. Lorsque activé, le suivi des lots crée un numéro de lot pour chaque exportation et l'associe à chaque feuille de temps validée exportée dans ce lot. Ceci est valable que l'exportation ait été effectuée à la demande ou automatiquement selon une planification.

Imaginons qu'une exportation soit utilisée pour la paie, regroupant les heures travaillées des deux dernières semaines. Cette exportation correspond à toutes les heures enregistrées au cours des 14 derniers jours. Après sa création et son envoi au système de paie, des heures supplémentaires ou des corrections sont ajoutées à cette période. Recréer l'exportation initiale fournira une liste correcte des heures, mais lors de leur importation, le système de paie recevra des enregistrements en double pour ces 14 jours. Le suivi par lots résout ce problème en n'envoyant que les données pas encore exportées. Si nécessaire, il est possible de consulter les données précédemment exportées et d'exporter le lot précédent. C'est une fonctionnalité très utile.

Sur demande ou automatiquement selon un horaire

Les fonctions d'importation et d'exportation de TimeControl sont conçues pour fonctionner soit sur demande, lorsqu'un utilisateur autorisé les active, soit selon une planification. La plupart des intégrations favorisent les importations et les exportations planifiées. Pour les importations, la configuration permet de localiser un nouveau fichier d'importation lorsqu'il est placé dans un répertoire par un système externe, répertoire accessible par le serveur SFTP de TimeControl. TimeControl renomme et déplace le fichier une fois utilisé afin d'éviter les doublons. Pour les exportations, la configuration permet d'envoyer les données vers un emplacement SFTP défini et autorisé par l'administrateur. Le fichier d'exportation y est alors automatiquement déposé pour être utilisé par le système externe.

Ces définitions d'importation/exportation peuvent être exécutées quotidiennement, toutes les heures ou tous les mois, selon les besoins. Nous demandons simplement à nos clients de faire attention à ne pas définir un intervalle trop court, afin que TimeControl n'ait pas le temps de terminer la dernière importation avant de recommencer.

Les journaux de toutes les importations à la demande ou planifiées sont toujours disponibles pour consultation par les administrateurs, et le système d'import/export TimeControl est conçu pour envoyer en option une notification par courriel lorsque l'importation s'exécute, si elle réussit ou si elle échoue, ce qui simplifie grandement la maintenance du système.

Approbation des postes de dépenses d'exportation

Le système d'approbation étendu de TimeControl est lié aux exportations. Grâce à l'approbation des lignes de commande, les administrateurs peuvent s'assurer que chaque ligne exportée de TimeControl vers des systèmes externes a été préalablement approuvée. Des mécanismes d'approbation distincts peuvent être mis en place pour chaque définition d'exportation.

Liens vers la gestion de projet

Depuis sa première version, TimeControl intègre des liens vers les systèmes de gestion de projet. L'importation et l'exportation de données avec ces systèmes sont plus complexes que la simple importation ou exportation de données depuis et vers les tables TimeControl. Les liens vers les systèmes de gestion de projet doivent tenir compte de l'identification des activités, de l'association des définitions de ressources et d'affectations aux personnes et de la manière dont le système de gestion de projet utilise les données d'avancement et les données réelles.

Les liens de gestion de projet sont presque tous bidirectionnels, selon les fonctionnalités du système de gestion de projet concerné. Ils incluent des liens vers Microsoft Project, Project Online, Project Server, Microsoft Planner, InEight, Hard Dollar, Birdview BrightWork, Open Plan, Oracle Primavera et Primavera EPPM. La liste complète des intégrations actuellement disponibles est consultable dans la section Solutions TimeControl.

TimeControl peut recevoir du système de gestion de projet des informations relatives aux projets, tâches, activités, ressources, affectations, à l'avancement et aux champs personnalisés. Ensuite, selon le système en question, il peut renvoyer des données sur les heures, les coûts, l'estimation du temps restant, les dépenses, les matériaux consommés, l'équipement utilisé et les étapes des activités.

Ces liens peuvent être exécutés à la demande ou selon une planification. Le plus souvent, TimeControl est mis à jour avec les dernières données du système de gestion de projet, puis les gestionnaires de projet mettent à jour les données réelles et l'avancement dans le système après validation des lignes de commande, au moment où ils sont prêts à recevoir les mises à jour. La définition de chaque enregistrement de projet est unique ; ainsi, un projet avec des champs personnalisés spécifiques peut être géré séparément des autres projets du même système. Les définitions d'importation et d'exportation de projets dépendent également du type de système, car tous les systèmes de gestion de projet ne prennent pas en charge le même type de mises à jour.

L'authentification de ces outils est gérée au sein de TimeControl selon les exigences du système.

Liens via API

L'intégration optimale repose sur l'utilisation de l'API RESTful bidirectionnelle et complète de TimeControl. Cette interface permet au client de créer du code pour accéder directement à TimeControl et y envoyer ou en extraire des données pour la quasi-totalité du système. L'API garantit que les requêtes effectuées respectent l'intégrité référentielle de TimeControl ainsi que toutes les autres règles de base de données ou de configuration.

La puissance de cette API est considérable.

Il s'agit d'une méthode que les clients peuvent utiliser pour extraire les données TimeControl, puis mettre à jour les données pour des systèmes de données externes comme Microsoft Power BI ou d'autres outils de rapport ou d'analyse.

La liste complète des points de terminaison de l'API est disponible dans TimeControl, dans le menu Documentation. La documentation de l'API est dynamique : générée automatiquement par l'API, elle est toujours à jour. Elle comprend également des instructions sur l'authentification et un exemple de code pour démarrer un projet d'intégration.

L'intégration est un élément clé de pratiquement tous les déploiements de TimeControl

Que vous commenciez par un simple lien vers un outil de gestion de projet ou par une simple exportation pour le service financier, nous encourageons toujours à réfléchir à la manière dont TimeControl peut être au cœur de votre système d'entreprise global.

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